为保证文件的收发、保管和利用，根据工会的实际情况作如下规定：

一、文件的收发

1、凡是上级部门来的文件、本部门领导和工作人员参加有关会议带回的文件资料和其他来文，交由工会秘书登记。

2、收文后及时送交领导阅示,根据领导批示意见转其他同志传阅和办理，办结后交由档案管理员保管。

3、凡是本单位署名发出的文件，均应保存签发稿和正式文件一式二份。

二、文件的传阅借用

1、每个传阅文件的同志必须及时看完文件并在传阅笺上用钢笔签名后如数归还管文书档案的同志,如需借用须办理借阅手续,不得私自从传阅夹中抽出。

2、借用文件必须按期归还，不得私自带出单位，还需继续使用须办理续借手续。

三、保密制度

1、必须严守党和国家秘密，任何个人不得将文件带回家和公共场所。

2、严禁个人私自抄录、复印、翻印文件；如确因工作需要，应事前请示领导批准，方可抄录、复印、翻印。

3、其他部门、单位需代复印的文件也要请示领导同意后方可复印。

四、立卷归档

1、要及时将文书档案交档案管理人员，档案管理人员负责及时存档。

2、工会文书档案主要包括本机关在行使职能过程中形成的各类收发文电、会议记录、会议文件、上报材料、出版物原稿、图片表册、声像制品等。

3、所有形成的文件材料必须在当年12月底进行清理，无特殊情况，档案管理人员必须在次年1月底前文书档案整理立卷和装订归档。

4、档案整理严格按校档案管理的规定进行整理、分类、归档和保管，力求文件齐全、完整，分类清楚、装订规范，存列有序、利用便捷。

5、建立严格的文书档案登记和使用制度，利用和借阅档案资料必须履行和完备手续。归档时必须保持文档完好。

6、应定期组织对所有文档进行清理和鉴定，对无保留价值的文件，造册登记，并经领导批准后进行销毁。

本制度自颁布之日起执行。

2008年6月16日